Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet Unternehmen interne Meldestellen einzurichten

Neues Gesetz tritt voraussichtlich Anfang 2023 in Kraft

Zu den vielen Pflichten von Unternehmen tritt zu Beginn des Jahres 2023 sehr wahrscheinlich eine weitere hinzu: Jedes Unternehmen mit 50 oder mehr Beschäftigten wird voraussichtlich verpflichtet sein, eine interne Meldestelle einzurichten, an die Beschäftigte bestimmte Rechtsverstöße melden können. Unternehmen haben die Möglichkeit, selbst solche Meldestellen einzurichten und zu betreiben oder Dritte mit dieser Aufgabe betrauen. Grundlage für die neue Verpflichtung ist das Hinweisgeberschutzgesetz, mit dem die Whistleblowing-Richtlinie der EU umgesetzt werden soll. Der deutsche Gesetzgeber ist bereits spät dran – nach der EU-Rechtsgrundlage waren die Nationalstaaten zur Umsetzung bis Ende 2021 verpflichtet. Der Bundestag wird das Gesetz voraussichtlich im November 2022 beschließen, Anfang 2023 soll es in Kraft treten.

Wer muss eine interne Meldestelle einrichten?

Die „Pflicht zur Einrichtung interner Meldestellen“ ist in § 12 Hinweisgeberschutzgesetz-E geregelt. Danach müssen Unternehmen mit mindestens 50 Beschäftigten eine Stelle für interne Meldungen einrichten und betreiben. Für manche Unternehmen gilt dies sogar unabhängig von der Zahl der Beschäftigten, z.B. Wertpapierdienstleistungsunternehmen und Börsenträger im Sinne des Börsengesetzes.

Was dürfen Beschäftigte überhaupt melden?

Beschäftigte dürfen sich mit Informationen an die interne Meldestelle wenden, die Ordnungswidrigkeiten, Straftaten oder bestimmte andere Rechtsverstöße betreffen. Im Einzelnen ist in § 2 Hinweisgeberschutzgesetz-E festgelegt, bei welchen Rechtsverstößen das Gesetz sachlich anwendbar ist. Darüber hinaus dürfen Verhaltensweisen gemeldet werden, die zwar nicht formal rechtswidrig sind, aber missbräuchlich erscheinen, weil sie dem Ziel oder dem Zweck einer der Regelungen zuwiderlaufen, die in § 2 Hinweisgeberschutzgesetz-E aufgezählt sind.

Was sind die Aufgaben einer internen Meldestelle?

Die vom Unternehmen oder Dritten betriebenen Meldestellen betreiben Meldekanäle, an die sich die Beschäftigten wenden können (§ 13 Hinweisgeberschutzgesetz-E).

Die Meldestelle führt das Verfahren bei einer Meldung und ergreift Folgemaßnahmen im Sinne des Gesetzes. Die Meldestelle ist verpflichtet, klare und leicht zugängliche Informationen über externe Meldeverfahren bereit zu halten, die Beschäftigten nach dem Gesetz ebenfalls offenstehen. Im Einzelnen muss die interne Meldestelle der hinweisgebenden Person den Eingang der Meldung spätestens nach sieben Tagen bestätigen. Zudem prüft sie, ob es sich um einen Rechtsverstoß handelt, der in den Anwendungsbereich des Gesetzes fällt. Weiterhin prüft sie den jeweiligen Vorwurf, hält Kontakt zu der hinweisgebenden Person, ersucht sie gegebenenfalls um weitere Informationen und ergreift Folgemaßnahmen, wie interne Ermittlungen, § 17 f. Hinweisgeberschutzgesetz-E.

Spätestens drei Monate und sieben Tage nach Eingang der Meldung muss eine Rückmeldung gegenüber der hinweisgebenden Person erfolgen. Gegebenenfalls verweist die Meldestelle die hinweisgebende Person an eine andere zuständige Stelle, schließt das Verfahren aus Mangel an Beweisen ab oder gibt es zwecks weiterer Untersuchungen an eine zuständige Behörde.

Wie wird eine solche Meldestelle eingerichtet?

Entweder das Unternehmen richtet selbst eine Organisationseinheit ein, die mit mindestens einer Person besetzt ist und den weiteren gesetzlichen Voraussetzungen entspricht oder es betraut einen Dritten – beispielsweise eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt – mit der Einrichtung der Meldestelle, § 14 Hinweisgeberschutzgesetz-E.

Wichtig ist: Die beauftragte Person muss unabhängig sein. Sie darf neben ihrer Tätigkeit für die interne Meldestelle zwar andere Aufgaben und Pflichten wahrnehmen, dabei ist aber sicherzustellen, dass keine Interessenkonflikte entstehen, § 15 Hinweisgeberschutzgesetz-E. Außerdem muss sichergestellt sein, dass die beauftragte Person über die notwendige Fachkunde verfügt.

Wir empfehlen: Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte mit interner Meldestelle beauftragen

Die Einrichtung einer internen Meldestelle stellt für viele Unternehmen eine enorme Herausforderung dar, gerade in juristischer Hinsicht. Schon allein die Prüfung, ob ein Verstoß vorliegt, der in den Anwendungsbereich des Gesetzes fällt und zu weiteren Maßnahmen verpflichtet, verlangt regelmäßig eine rechtliche Expertise.

Um Fehler zu vermeiden, sollten Juristinnen und Juristen mit der Aufgabe einer internen Meldestelle betraut werden, die über Erfahrung im Bereich der internen Ermittlungen verfügen. Um die gesetzlich verlangte Unabhängigkeit der Meldestelle zu gewährleisten, ist es zudem empfehlenswert, Dritte als interne Meldestelle einzusetzen. Als Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte mit umfassender Erfahrung in den Bereichen Compliance und Wirtschaftsstrafrecht verfügen wir über die gesetzlich vorausgesetzte Fachkunde. Wir beraten Sie gern zu allen Fragen des Hinweisgeberschutzgesetzes und entlasten Sie als juristisch-professionelle interne Meldestelle bei der Erfüllung der neuartigen gesetzlichen Pflichten.